Los procesos de gestión de archivos tienen como finalidad mantener la documentación debidamente organizada, inventariada y accesible para el uso de las unidades administrativas. En el archivo los documentos se conservarán ordenados, codificados y clasificados según cada departamento, con sus respectivas guías e inventarios de archivos pasivos, siendo los beneficiarios directos los funcionarios de las empresas o instituciones porque facilita su trabajo, la atención eficiente y eficaz.