La gerencia de cualquier institución educativa implica liderar y establecer lineamientos que conceptualicen las diferentes maneras de pensar y actuar en todos los procesos administrativos, pedagógicos y comunitarios para alcanzar la eficacia del Proyecto Educativo Institucional. Sin embargo, se requiere más que un don de liderazgo para unificar todos estos direccionamientos; por tanto, se hace pertinente y necesario crear una herramienta organizacional, que permita complementar y optimizar los procesos de gerenciamiento institucional. Métodos: investigación cuantitativa descriptiva, teniendo en cuenta que se recolectaron datos y conceptos desde la aplicación de una encuesta cerrada. Se aplicó una metodología transeccional, ya que la recolección de datos se realizó en un solo momento y no experimental por el análisis de las variables. Resultados: La participación de 26 instituciones educativas públicas y privadas evidenciaron las falencias gerenciales que afrontan los directivos para la creación o seguimiento del PEI. En ese sentido, se evidencia la necesidad de diseñar una herramienta organizacional que permita el seguimiento de los procesos en las instituciones educativas.